À quoi ça sert
Une organisation est le compte du restaurateur : une raison sociale, un abonnement, un ou plusieurs établissements, et des membres. Chaque établissement a sa carte, sa salle, son équipe, son site et ses réglages. Les données d'une organisation ne sont jamais visibles d'une autre.
Créer son compte
- L'inscription se fait depuis coudefeu.fr (Essai gratuit) : formule Essentiel ou Service, nombre d'établissements (de 1 à 20, prix identique pour chacun), nom du restaurant, raison sociale et SIRET (contrôlé), TVA intracommunautaire facultative, prénom, nom, email, téléphone mobile facultatif, code de parrainage ou code promo, acceptation des CGV.
- Coudefeu crée l'organisation, le premier établissement, le compte du gérant et un essai de 30 jours, puis envoie un email de bienvenue avec le lien de création du mot de passe (valable 14 jours, 10 caractères au moins). Un seul essai par SIRET et par email.
- Après la démo commentée, l'équipe Coudefeu peut aussi préparer l'espace d'un prospect (carte, salle, équipe) et le lui remettre : l'essai de 30 jours démarre à la remise.
- Mot de passe oublié : Mot de passe oublié sur la page de connexion envoie un lien valable 24 heures.
Les rôles
- Gérant : tous les droits, sur tous les établissements. Seul à gérer l'abonnement, le parrainage, l'export des données, la connexion des paiements en ligne et la comptabilité.
- Manager : gère la carte, la salle, l'équipe et les réglages de ses établissements ; encaisse, rembourse, supervise la caisse. Ne crée que des serveurs et des cuisiniers.
- Serveur : prend les commandes, installe et clôture les tables, encaisse, saisit une réservation, voit les clients connus et ses tâches de nettoyage.
- Cuisine : voit les bons de son poste, déclare les ruptures, enregistre arrivages, DLC, relevés de température, étiquettes et huiles.
La page Membres liste chacun avec son rôle, son contrat, son mode de connexion et sa dernière connexion. Ajouter un membre demande un nom et un rôle ; un manager ou un gérant reçoit un email et un mot de passe provisoire, un serveur ou un cuisinier reçoit un code PIN. Désactiver coupe l'accès sur tous les appareils, immédiatement ; Réactiver le rend.
Le code PIN
- À 4 chiffres, tiré au sort par Coudefeu et affiché une seule fois (C'est noté) : personne ne choisit son PIN, personne ne peut deviner celui d'un collègue. Générer un nouveau code le remplace, Retirer le code le supprime.
- La connexion par PIN est limitée par appareil et bloquée pour tout l'établissement après 15 échecs en 15 minutes (« Trop de codes erronés. Réessayez dans N min ou connectez-vous avec un email. »).
- Une session PIN dure 14 heures, ne vaut que pour l'établissement de l'appareil et n'ouvre jamais le back-office.
Les appareils du restaurant
- Dans Membres, le bloc Relier un appareil affiche un QR code : scanné avec un téléphone ou une tablette, il relie l'appareil à l'établissement. Ensuite chacun s'y connecte avec son PIN. Une liste permet de relier une tablette de poste (elle affichera toujours l'écran de ce poste).
- L'application de service s'installe sur l'écran d'accueil (PWA) et se rouvre sans réseau. Un appareil se délie depuis l'écran du code PIN (Délier cet appareil).
- Avec un relais local, les appareils se relient de préférence par la page Relais local pour continuer sans internet.
Multi-établissements
- Dès l'inscription, une organisation peut avoir plusieurs établissements ; chacun est facturé au même prix. Le gérant en crée jusqu'au nombre souscrit (Abonnement pour en ajouter).
- Un membre peut être rattaché à plusieurs établissements ; le back-office propose un sélecteur en haut, et la Vue d'ensemble compare les restaurants (voir le chapitre Statistiques et pilotage).
Journal, sécurité et support
- Les actions sensibles sont tracées : membres, prix, suppressions, imports, QR codes, remboursements, gestes offerts, transferts, modifications de caisse.
- Se déconnecter de tous les appareils ferme toutes les sessions du compte.
- Le support Coudefeu ne se connecte à un compte que si le gérant l'autorise, depuis Abonnement › Support Coudefeu, pour 72 heures, et il ne peut toucher ni à l'abonnement, ni au parrainage, ni aux accès. L'accès se retire à tout moment.