À quoi ça sert
Encaisser les tables dans Coudefeu, en respectant les quatre conditions de la loi anti-fraude (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). La certification NF525 viendra plus tard ; d'ici là l'éditeur délivre l'attestation individuelle (modèle de l'administration fiscale), imprimable depuis le back-office.
Mise en service
Caisse enregistreuse (gérant, manager) : activation, fin de journée (5 h du matin par défaut), imprimante de caisse, attestation. Une fois activée, une table ne se libère plus sans encaissement.
Encaisser une table
- Depuis le téléphone du serveur : Options › Encaisser. La note détaille remise, livraison, total TTC et déjà payé en ligne.
- Moyens : Espèces (caisse ouverte obligatoire ; seules les espèces peuvent dépasser le reste dû, la monnaie à rendre s'affiche), Carte bancaire (sur votre terminal habituel), Titre-restaurant papier, Chèque, Compte client (ardoise). Plusieurs moyens se combinent.
- Séparer l'addition : par plats (cases) ou par montant (1/2 à 1/5, ou libre). Chaque part a son ticket ; la table reste ouverte jusqu'au dernier.
- Les plats pas encore servis sont annulés à l'encaissement, par un manager seulement. Au comptoir, Encaisser et remettre une commande à emporter vaut encaissement. On n'encaisse pas une commande dont un paiement en ligne est en cours ; les commandes des plateformes restent hors caisse.
- Case Imprimer le ticket : impression ESC/POS par le relais local, tiroir-caisse ouvert par l'imprimante.
Espèces et tickets (icône Caisse, responsables)
- Espèces : fond de caisse et Ouvrir la caisse ; mouvements (dépôt en banque, retrait, dépense, apport de monnaie) avec motif ; Ouvrir le tiroir avec motif ; Imprimer la lecture X ; Compter et fermer avec l'écart affiché et une note.
- Tickets du jour : Duplicata (numéroté) ; Faire un avoir (écriture inverse, une seule fois par ticket, le ticket d'origine reste).
- Ardoises : mettre tout ou partie d'une note sur le compte d'un client, puis encaisser les règlements depuis la feuille ; un avoir retire la consommation de l'ardoise.
Journal, clôtures, archives
- Chaque événement (ticket, avoir, duplicata, tiroir, fond, mouvement, fermeture, clôture, archive, réglages) est une écriture numérotée, chaînée et signée ; la base refuse toute modification ou suppression. Vérifier le journal recalcule toute la chaîne.
- Clôtures de journée, de mois et d'année faites automatiquement, chacune reprenant exactement où la précédente s'arrête, avec totaux par moyen de paiement et par taux de TVA, total perpétuel, ticket Z imprimable.
- Après chaque clôture annuelle, une archive (JSON avec notice de vérification, et CSV) est produite, à conserver six ans ; les sauvegardes l'emportent.
Encaissement hors ligne
Une tablette de caisse s'inscrit quand elle est en ligne (série C1, C2…). Sans réseau, Encaisser calcule l'addition sur l'appareil, émet un ticket de sa série, chaîné et signé, imprimable par le navigateur, et le met en file. Au retour du réseau, Coudefeu vérifie la série, le chaînage et la signature, puis scelle le ticket à son heure d'émission. Un ticket valide n'est jamais refusé ; les cas particuliers sont signalés au journal ; un ticket falsifié reste sur l'appareil.
Tarifs à l'heure
Les happy hours et prix du soir (chapitre Carte) s'appliquent au moment de la commande ; le ticket indique le tarif et le prix de la carte.