Mettre en place le restaurant et le piloter

Vous venez de créer votre compte et vous voulez être prêt pour le service de vendredi.

Configurer le restaurant en moins d'une heure

1. Renseigner l'établissement : nom, adresse web, adresse, téléphone, email ; les horaires par jour et par service (Ajouter le midi, Ajouter le soir, Copier sur tous les jours) ; la TVA par défaut ; le mode du QR code des tables. Enregistrer.
2. Dessiner le plan de salle : Ajouter une salle, Ajouter N tables (numéro, couverts, forme), puis les murs, le comptoir, les banquettes et les plantes depuis la palette. Au clavier : flèches, R pour pivoter, Suppr.
3. Importer la carte : déposez une photo ou un PDF (10 Mo), ou collez le texte. Relisez le tableau (prix « À saisir », allergènes), puis Ajouter N plats à la carte. Complétez ensuite sur chaque plat le poste en cuisine, les options obligatoires (cuisson) et les canaux.
4. Inviter l'équipe : Ajouter un membre, nom et rôle. Un serveur ou un cuisinier reçoit un code PIN affiché une seule fois (C'est noté) ; un manager reçoit un email et un mot de passe provisoire.
5. Dans Clients › Site internet : thème, phrase d'accroche, « La maison », photos, questions fréquentes, mentions légales, puis Publier le site. Pour votre domaine, ajoutez les deux enregistrements DNS indiqués et Vérifier.

Vérifiez le résultat en scannant le QR code d'une table (Télécharger dans le panneau de la table) et en ouvrant l'aperçu du site.

Le téléphone sonne pendant le service et les tables de huit du samedi ne viennent pas toujours.

Ouvrir la réservation en ligne et se protéger des no-shows

1. Salle › Réservations › onglet Réglages : cochez Ouvrir la réservation sur le site ; choisissez confirmation automatique ou validation par vos soins, le nombre de personnes maximum en ligne (8 par défaut), le délai minimum avant l'arrivée, le délai d'annulation en ligne.
2. Capacité : durée d'un repas (105 min) et d'un groupe (135 min), couverts par heure d'arrivée pour lisser (20 par défaut, 0 pour ne pas limiter), rapprocher deux tables pour un groupe, liste d'attente.
3. Messages : rappel par email la veille (délai réglable), rappel par SMS si vous le souhaitez, remerciement avec invitation à laisser un avis.
4. Absences sans prévenir : rappel renforcé à partir d'un score de risque (40 par défaut) ; empreinte bancaire à partir d'un score (60) ou d'un nombre de personnes, avec le montant par personne (20 €). L'empreinte demande le paiement en ligne activé.
5. Au quotidien, le planning du jour montre chaque réservation avec ses badges (risque, empreinte, venue confirmée, allergies, en retard) ; Confirmer, Arrivé, Non venu ou Non venu et débiter l'empreinte, Annuler avec un motif envoyé au client, Renvoyer la confirmation.
6. Pour une fermeture exceptionnelle (jour, service, plage), ajoutez-la dans les réglages : les créneaux disparaissent du site.

Pendant l'essai, aucun email ni SMS ne part vers vos clients : testez avec votre propre adresse après le passage en production.

Jeudi après-midi, entre deux livraisons, il faut planifier la semaine prochaine et sortir les heures du mois.

Faire le planning de la semaine et préparer la paie

1. Équipe › Membres › fiche de chacun : poste, contrat et heures hebdomadaires, taux horaire, indisponibilités habituelles, mode de décompte des heures.
2. Équipe › Planning : Recopier la semaine précédente, puis glissez les créneaux types (tirés de vos horaires) sur la grille et choisissez le poste de chaque créneau. Lisez l'affluence prévue de chaque service et le « renfort ? » éventuel.
3. Corrigez les points à vérifier (repos de 11 h, plus de 48 h, dépassement du contrat, absence acceptée) et regardez le coût brut estimé. Publier : chacun reçoit son planning.
4. Pointage : imprimez l'affiche QR (Membres › QR code de pointage) ou cochez QR code tournant et Ouvrir l'écran de pointage sur une tablette à l'entrée.
5. Traitez les demandes d'absence depuis le planning (accepter, refuser) ; corrigez un pointage oublié dans la fiche de la personne.
6. En fin de mois : onglet Heures du mois (prévues, pointées, écarts, départs manquants, heures supplémentaires) et export CSV ; Pourboires : période, espèces déclarées, salle ou toute l'équipe, puis enregistrez la répartition.

Disponible à partir de la formule Complet.

Vous voulez encaisser les tables dans Coudefeu, avec un ticket, un tiroir et des clôtures conformes.

Activer la caisse enregistreuse

1. Gestion › Caisse enregistreuse : activez, réglez l'heure de fin de journée (5 h par défaut) et imprimez l'attestation individuelle de l'éditeur.
2. Matériel : une imprimante de tickets réseau (ESC/POS) reliée au relais local, cochée Imprimante de caisse dans Salle › Relais local ; le tiroir-caisse se branche sur l'imprimante. Pour la carte bancaire, vous gardez votre terminal.
3. Dès l'activation, une table ne se libère plus sans Encaisser (guide Serveur). Les responsables ouvrent la caisse avec le fond, saisissent les mouvements d'espèces, font les duplicatas et les avoirs, comptent et ferment (icône Caisse de l'application de service).
4. Les clôtures de journée, de mois et d'année se font toutes seules ; Vérifier le journal recalcule la chaîne à tout moment ; les archives annuelles sont à conserver six ans.

Pendant une coupure, une tablette de caisse inscrite peut encaisser hors ligne ; les tickets sont scellés au retour du réseau.

Disponible à partir de la formule Service.

Vous voulez que vos clients paient à table avec leur téléphone et commandent à emporter sur votre site.

Ouvrir le paiement en ligne et la commande à emporter

1. Gestion › Paiements : Ouvrir le compte chez Stripe (le compte est au nom du restaurant), puis Vérifier. Faites le paiement de test de 1 € avec votre carte et Rembourser le test, puis Activer.
2. Paiement à table : activez, choisissez les pourcentages de pourboire proposés. Le client qui scanne le QR code verra Payer l'addition.
3. Commande à emporter : activez, réglez le délai de préparation, le pas et le nombre de commandes par créneau, les consignes de retrait ; pour livrer vous-même, les codes postaux, les frais, le minimum et le temps de trajet. Vérifiez que la rubrique « Commande » du site n'est pas masquée et que vos plats ont le canal En ligne.
4. Titres-restaurant dématérialisés : saisissez votre SIRET agréé dans Titres-restaurant ; la validation prend un à deux jours ouvrés.
5. Au quotidien, le tableau Derniers paiements liste chaque opération ; Rembourser total ou partiel avec un motif. La commission Coudefeu (0,5 %, hors pourboire) est remboursée au prorata.

La formule Complet, qui contient ces fonctions, n'est pas encore en vente : les restaurants pilotes en disposent.

Disponible à partir de la formule Complet.

Vous êtes rentré chez vous et vous voulez savoir comment s'est passé le service, sans rappeler personne.

Piloter chaque soir, et plusieurs restaurants

1. Le récap de fin de service arrive tout seul une demi-heure après la fermeture : chiffre d'affaires, couverts face à la prévision et à la semaine précédente, ticket moyen, no-shows, pourboires, plats les plus vendus, avis du service, stock bas, DLC et hygiène à faire. L'historique est dans Gestion › Récaps de service.
2. Gestion › Statistiques : choisissez la période, lisez les tuiles, puis les sections Plats, Temps de service (où ça traîne : attente, préparation, passe → table, par poste et par heure), Offerts et pertes, Masse salariale (ratio sur le CA HT avec le repère de 30 à 35 %). Exportez en CSV.
3. Avec plusieurs établissements, Gestion › Vue d'ensemble compare chiffre d'affaires, couverts, remplissage et no-shows, montre l'activité du moment de chaque restaurant et les absences à traiter ; un clic bascule le back-office sur un restaurant.
4. Cuisine › Carte › Diffuser la carte copie la carte vers d'autres établissements en gardant leurs prix si vous le souhaitez.
5. Gestion › Comptabilité : exports du mois (détail des ventes, TVA, paiements, versements, FEC des encaissements en ligne) et un lien en lecture seule pour votre expert-comptable.

Disponible à partir de la formule Complet.

L'essai se termine dans sept jours et le bandeau est passé en orange.

Passer en production, gérer l'abonnement et le parrainage

1. Gestion › Abonnement › Passer en production : carte ou prélèvement SEPA sur la page de Stripe ; le nombre de licences est votre nombre d'établissements ; les options commandées (relais, players) s'ajoutent. Au retour, l'abonnement s'active en quelques secondes et les messages partent désormais vers vos clients.
2. Changez de formule ou de nombre d'établissements depuis la même page (prorata une fois actif). Les factures, HT et TTC avec le PDF, sont listées ; le moyen de paiement se change via le portail Stripe.
3. Parrainage : copiez votre lien ou invitez par email ; pour chaque filleul qui paie sa licence, 5 € HT de réduction par mois, dans la limite du prix de votre licence.
4. Support : autorisez l'accès du support pour 72 heures quand vous le lui demandez ; retirez-le quand vous voulez.
5. Résilier : immédiat pendant l'essai, sinon à la fin de la période payée (Annuler la résiliation possible jusque-là). Exporter mes données vous donne tout en JSON.

En cas de prélèvement en échec : 30 jours de service maintenu avec un bandeau, puis lecture seule, puis résiliation ; une facture réglée réactive tout.